办公室是一个单位的综合部门,是承上启下、联系左右、协调各方面的中心枢纽。办公室工作对本单位的全面工作有举足轻重的作用。随着改革的进一步深入,各机关单位所承担的任务日益增多,同时对办公室工作的要求也越来越高。在开展深入学习实践科学发展观和"作风建设年"活动中,最近就如何更好地做好办公室工作进行了一点研究和思考。
一、认清办公室工作的主要职能,是做好办公室工作的前提和基础。
从总体上说,办公室的工作任务包括:办文、办会、办事、参谋、协调、人财物管理等方面内容。其主要职能为:
(一)管理职能。办公室的管理职能,是指运用行政的手段来管理本单位的事务。主要包括1、公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办、机要、档案等各个环节的具体事宜;2、事务管理,如财务管理、会务接待、值班工作、保密工作、汽车使用管理、采购设备和物品等工作。管理职能是一个单位各项工作能够正常运作的重要保障。3、日常工作运行管理,如上传下达,安排落实具体事务,完成上级部门和本级领导交办的工作等。
(二)综合协调职能。综合协调功能是办公室的重要职能,它是指为了完成特定目标而使不同单位、部门、个人之间相互配合、协调一致的职能。它既要协调本机关外的关系,包括与上级、与兄弟单位、与基层的关系;又要协调机关内的关系,包括与领导、与各处室、与下属单位、与各位员工的关系等,通过协调使各项工作达到统一步调合理安排。
(三)服务职能。办公室服务职能的主要内容包括:为领导服务、为机关服务、为基层服务,就是通常俗称的"三服务"。为领导服务,主要是指办公室工作人员是领导的助手、要参与政务、办理事务等;为机关服务,是指为机关内部各部门服务,办公室要积极主动提供服务,及时解决问题;为基层服务,主要是指为下级单位、基层和群众服务。"三服务"至关重要,缺一不可。
(四)参谋职能。办公室要发挥参谋作用,积极为领导出谋献策,这是领导决策民主化、科学化的迫切需要,也是新时期赋予办公室的一项重要任务。参谋工作主要包括以下内容:一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息;二是协助决策,发挥助手作用。
二、坚持办公室工作的原则,是做好办公室工作的关键。
办公室工作千头万绪,样样工作都很重要,要做到办公室工作少出差错、高效运作,需要把握以下几项重要原则:
(一)摆正位置原则。要摆正位置需要处理好两个关系:一是参谋与决策的关系。办公室作为联系上下左右、前后内外的桥梁,平时应当了解上级精神,掌握工作重点,及时主动地为领导提供各种真实、有用的信息,想领导之所想,谋领导之所思,大胆积极地提出建议,作出"怎么办"的预案,为领导全面分析问题、正确进行决策服务。但是,在为领导出谋献策时,要把握分寸、注意适度,不能把自己的意图强加于领导,不能片面理解领导的指示,断章取义,更不能代替领导决策,假传"圣旨"。二是用权与越权的关系。办公室工作繁杂、琐碎。根据其职能,对一些具体事务,办公室有权处理。但是,对一些关系到全局性工作,涉及到领导的政务活动,以及财务、上级领导机关的要求等,必须及时向领导请示报告。
(二)轻重缓急原则。由于办公室涉及的事项众多,先做哪一块,后做哪一块,要认真的把握。凡事总是有先后、有轻重、有缓急的情况。所以,办公室在协调这些关系中,应当根据情况,全面分析,看清利害关系,作出正确判断,急事争办,缓事缓办,特事特办,重要的事情先办,全局性的工作先做。有些事情不要按部就班,不能等,更不能拖,该加班的就加班,要注意把原则性与灵活性有机地结合起来,从而科学安排时间,提高办事效率。
(三)服务到位原则。服务是办公室工作的出发点,也是办公室工作的归宿。办公室在执行服务职能时,一定要到位,需要注意以下几点:一是应由被动服务转变为主动服务。二是在一视同仁的原则下充分体现为领导服务的重要性。要做到领导工作涉及到哪里,办公室的工作范围就要延伸到哪里。三是必须"事无巨细"。这就是要求办公室无论任何事,都要认真对待及时处理,做到大事不丢,小事不漏,事事有回声,件件要落实。
(四)"刚性"管理原则。办公室管理日常事务,就必须严格按照规章制度执行,这制度就是"刚性",不得随意变更,不以人废,也不以人存,更不能够与自己"相亲"、"相熟"的人就执行制度宽,对其他人就执行严。所以执行制度,无论是领导还是一般干部职工,都必须是"刚性"的,不得违反。只有"刚性"的管理,管理才能够到位,工作的目的才能达到。
(五)协作配合原则。办公室作为领导的参谋部,要协助领导推动各项任务的完成,做好出谋划策和组织管理工作,办公室各工作岗位和每个工作人员之间的协作配合尤其必要。没有这种协作配合,就不可能发挥办公室的整体功能,难以制定出好的行动方案。
(六)按程序办事原则。办公室工作涉及领导和全局,所以在工作中必须讲规定、按程序,不能越位,不能随意。否则会造成矛盾和漏洞。
三、提高办公室自身建设,是做好办公室工作的保障。
办公室的工作,条块头绪多,工作繁杂,联系性强,这就要求办公室工作人员不但要有良好的服务意识、吃苦耐劳的精神,还要有乐于奉献的崇高思想境界。同时,内部要团结统一,分工不分家,相互支持配合,同心同德才能顺利完成任务。加强办公室自身建设需要:
(一)办公室工作人员要不断提高自己的综合素质和工作水平。为适应办公室工作需要,办公室工作人员除具备较高的政策水平,丰富知识之外,还应当做到:政治可靠,人品第一,扎扎实实,任劳任怨。这就要求办公室工作人员一要不断地加强理论和业务的学习和交流,提高自我政治素养和业务水平。二要在实际工作中锻炼,在实践中提高工作水平和办事能力。三要不追求名利,有忘我的精神。
(二)要合理分工,制定规范、科学的工作程序。办公室工作要从实际需要出发,合理分工,适时地调整人员结构。要明确分工职责,充分发挥各职能岗位的作用,使每个岗位的工作人员各司其职,各尽其责,使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上。对过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法,应当根据新形势和新任务的要求加以重新认识,从而形成一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法。
(三)积极改善办公条件和服务手段。做好办公室工作,我们不能满足于传统的手工作业方式,而应当随着社会的发展,根据财力、物力的宽裕程度,配备良好的办公用具和现代化通讯设备,以便高质量、高效率地做好服务工作。因此,要求办公室的工作人员要学会操作和使用先进办公设备,学会现代管理知识,具有不断进取的创新精神。
农工委办公室作为我单位的中心枢纽,"牵一发而动全身",其工作的好坏直接影响到全委工作目标的实现,所以作为农工委办公室的工作人员当前要紧紧围绕市委、市政府、农工委的中心工作,将"学习科学发展观"和"干部作风建设年"的理论和要求渗透到各项工作当中,协调全局、严格管理、热情服务,推进办公室工作取得扎扎实实的成效。
做好信息工作服务领导决策——市政务信息工作暨政务信息员培训班材料近年来,兴安区的政务信息工作从把握大局、围绕中心,突出重点、服务决策原则出发,在区委、区政府的领导下,在市政府办信息科的关心支持下,经过全区上下的共同努力,在广泛收集信息,及时上报传递信息,有效利用信息上取得了较好的成绩。现就我区政务信息工作情况汇报如下:一、加强领导,建立机制2001年,区政府为落实市政府政务工作会议精神,加强了对政务信息工作的领导,主要采取了四项措施:一是成立组织机构。区政府专门召开政务信息工作会议,确立由主管领导负责制,建立由政府办牵头,区政府各局、办事处组成的信息网络。组建两级信息员队伍,各单位、各部门确立一名区级信息员,政府办一名副主任担任市级信息员。二是实行目标责任制。要求各部门信息员每年报送信息3篇,政府办每年至少报信息20篇,采用率不低于60%。完不成任务的,追究部门领导责任,并纳入年终目标考核之中。三是定期对信息员培训。为提高信息员的综合素质,我们开展了时事政治理论、公文信息写作、信息知识等培训活动,使信息员尽快胜任工作。去年,市政府办信息科同志到我区指导工作,传授宝贵的工作经验,使我区两级信息员对政务信息工作有了更深入的理解和认识,树立了提高信息质量,服务政府决策的思想,进而较好的把握了信息的实效性、真实性、可靠性、鲜活性,做到及时报送信息,全面反映我区经济社会发展情况。四是严把信息质量关。要求报送信息必须情况真实、数据准确,有借鉴性和指导性。各信息员向区里报送信息要经过部门领导审批。报送市政府的信息必须经过区领导审批,保证了信息的严肃性。通过努力我区已形成了规范管理、上下联动的信息网络机制,各级信息员踊跃报送信息,许多信息被很好地利用。2001年被《鹤岗信息》、《信息动态》采用6篇,2002年被采用10篇,今年已被采用16篇。二、反馈信息,服务决策政务信息工作是市政府了解各区经济和社会发展情况的渠道之一,及时真实的报送信息、反馈情况,对市政府工作决策,对我们明确工作方向具有十分重要的意义。据统计,我区上报的一些信息,得到市领导和有关部门的认可。2001年市政府实施“工业振兴工程”,提出以项目为载体,加快工业结构的调整,提高工业经济的质量和效益。我区积极响应号召,紧紧抓住这一时机,通过政策引导,调整结构,招商引资上项目,取得了显著成果。我们报送的《兴安区调整产业格局形成五大产业群体》信息,集中反映了我区初步形成的粮食加工、食品酿造、木材加工、建筑材料和煤炭生产经销五大产业群体。其中,华盛木业在市政府的积极扶持下获得了产品进出口权,成为出口创汇企业,被市政府确定为木业龙头企业。今年我们报送的《鑫鑫环保燃料有限公司甲醇汽油项目通过论证》,反映该公司引进专利技术以甲醇为原料生产复合无铅燃料油通过了市工程咨询公司、专家论证委员会的论证,为尽快步入燃料环保时代迈出了重要一步。报送的《兴达木业与外商签约》信息,反映我区兴达木业与阿联酋商人利勃先生签订为期五年的层积材经贸协议,并预付30万元作为设备投资和生产资金的信息。这两条信息引起了市领导的高度重视,这两个项目均被市政府确定为重点推进项目。为进一步推进政务公开,强化为民服务意识,我们报送的《兴安区推进“政务超市”,拓宽“绿色通道”》信息,被市政府信息科采用后又被省政府采用。三、利用信息,为民办实事我们在积极报送信息的同时,还注重有效利用信息为发展经济服务,为百姓办实事。从来访信息中我们了解到群众对兴安区多年无路灯行路难问题反映强烈。我们积极争得市领导的支持,在市行政执法局路灯所的帮助下,协调鹤煤集团水电热力公司求得援助提供设备,让兴东路、兴安广场的路灯亮了。兴安矿得到这个信息后,主动投资解决了兴安路的路灯亮化问题。“非典”期间,通过市防疫站得到我市无过氧乙酸生产企业,省里要为各地市生产此产品提供支持的信息。区政府积极争取省市卫生部门的支持,在我区民营企业集资70余万元,筹建了鹤岗市兴安区消毒剂厂,生产“过氧乙酸”,添补了我市空白。区经贸局从市非国有经济发展局得到草编工艺信息后,我们协调新华草编厂与兴建路办事处合作,组建了兴建路草编工艺厂,安置“4050”人员就业近200人。从市交通局获得国家给政策建设通乡公路信息后,区政府积极争得市领导及市交通局的支持和认同。我区筹资近70万元资金和建路材料将兴安区兴长路段由6米加宽12米。得知修建鹤佳公路信息后,我们积极向上协调,拓宽了兴安北桥,为兴建路修建了长800米,宽14米的沥青砼路面,基本解决了兴安区主要干道的行路难问题,得到了全区人民的认可。我区政务信息工作虽然取得了一定的成绩,但与市政府的要求、各单位相比还有很大的差距。今后我们要努力提高政务信息工作质量,更好地为领导决策、服务基层,为实现全市经济和社会发展做出应有的贡献。
今年来,松堡社区认真领会镇党委政府关于基层组织建设年和社区建设的有关精神,以居民需求为导向,以红岩党员志愿者为骨干,以和谐社区建设为目标,每月开展社区志愿者活动。
一、广泛招募,不断优化社区志愿者队伍。
按照年初《松堡社区志愿服务方案》和《松堡社区志愿突击队项目书》的要求,党委在原来的红岩志愿者、青年志愿者、环保志愿者、巾帼志愿者、治安巡逻志愿者基础上,与重庆新渝技工学校、重庆地质仪器厂的青年团员成立了"松堡社区创模青年志愿队",现有骨干志愿者队伍6支、队员近百名。社区与重庆工商大学融智学院党员服务站签订了长期的志愿服务协议,目前还在动员"两新"组织参与这项活动。
二、公益性志愿服务活动极大地提升了居民对社区建设的参与意识。
去年底文明社区建设的居民问卷调查和今年初我们民意收集中得知,居民反映最强烈的是环境脏乱差的问题。为此我们组织了志愿者对中药支路进行了整治,周围的居民从家中拿起工具、过路的行人徒手纷纷加入,刨出懒动懒动的癞蛤蟆,吓得女生们大叫大吼,丢下工具就跑,几分钟后才恢复。在春节和创卫工作中社区志愿者与居民、井园物业公司、镇党政办公室一起先后对柏树湾家属区、中药支路、还建房公路进行了清理整治。
三、以民为本,关注民生,始终是志愿服务活动的出发点和落脚点
单亲抚养家庭低保户冯俊容,每次参加社区公益劳动和志愿服务时,社区干部帮助教育她树立劳动的思想和再就业观念,给她宣传再就业政策。现退出了低保,并申报了就业补贴。离异的农转非人员刘光福,儿子在工作,自己患上夕肺病,他的亲戚们蛮横不讲理要申请低保叫他到社区来"闹"。我们一时感到束手无策,社区党委号召青年志愿者、巾帼志愿者为其煮饭送饭,为他送去慰问品,给他做家务,为他演唱节目,宣传低保政策,最后父子俩都明确表态,不符合低保政策,不无理取闹,儿子也安心工作。
四、志愿服务推动了社区照顾工作
党员志愿者小组为三无人员唐良信送去了端午节的粽子,并为他们整理家务,大学生党员志愿者冒雨带着凑钱买来了米、油等物品到农转非老党员刘传珍家,与她交流思想、聊天,深深地感动了家人和周围群众,现刘传珍表现出了对社区工作的积极支持和配合。
上半年我社区开展志愿服务活动8次,提供志愿服务时间323小时。还化解了6件可能引起集体上访的群体性矛盾。
下一步我们将开展"银龄行动"、"邻里守望"、"亲情之链"志愿活动。服务他人、提升自我。最后真诚欢迎你"有时间做志愿者,有困难找志愿者"。
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